Автоматизация бизнес-процесса контроля и учета задач с помощью MS SharePoint

Привет. Сегодня я расскажу Вам про то, как можно автоматизировать бизнес-процесс постановки, контроля выполнения и учёта оперативных задач с помощью технологии workflow в Microsoft SharePoint, абсолютно не имея навыков программирования.

Приступим. Первым делом рассмотрим и опишем автоматизируемый бизнес-процесс. Из чего он состоит ?

1. Постановка задачи;

2. Внесение задачи в список задач, заполнение параметров задачи;

3. Уведомление исполнителя о новой задаче;

4. Выполнение задачи;

5. Напоминание о сроке задачи;

6. Закрытие выполненной задачи;

Пункты 2,3,5 и 6 мы с вами сегодня и будем автоматизировать с помощью Sharepoint и технологии workflow.

Для этого в первую очередь проведем подготовительные работы - на выбранном узле Sharepoint создаём новый список.

При создании из раздела "Отслеживание" выбираем тип списка "Задачи",

назовём его "Задачи отдела".Всё :) 1/3 пути уже пройдена :)

Теперь переходим в меню Параметры->Список:Параметры, создаём новый столбец "Напомнить" с типом данных "Дата и время" - в этом поле мы будем указывать дату и время когда исполнителю необходимо напомнить, что скоро истекает срок по задаче.

Теперь запускаем Microsoft Sharepoint Designer, в нём открываем узел на котором мы создали наш список "Задачи отдела" используя меню "Open Site". Дальше создаём новый бизнес-процесс через меню File - New - Workflow.

Даём имя нашему бизнес-процессу, привязываем его к созданному только что списку "Задачи отдела" и ставим галочку в поле Automatically start this workflow when a new item is created (Автоматически стартовать процесс при создании нового элемента), жмем "Далее"

Перед вами откроется дизайнер процесса. Conditions - служит для того чтобы задавать условия выполнения действий. Actions - сами действия. Жмём Actions в выпавшем меню выбираем Отправить почту (Send mail).

Заходим внутрь вновьсозданного действия и начинаем настраивать параметры. Сначала кому отсылать: нажимаем на кнопку с книжкой напротив поля To: в появившемся окне выбираем Workflow Lookup... в появившемся окне выбираем Source: Current item (текущий элемент), Field: Кому назначено, теперь система знает что письмо необходимо отсылать тому человеку, которому назначена задача.

Дальше заполняем тему и текст письма по своему усмотрению. Но нам ведь еще необходимо вставить в письмо название и текст задачи. С SharePoint Designer это делается элементарно :) нажимаем кнопку Add Lookup to Body, в появившемся окне выбираем Current item и название поля в текущем элементе которое необходимо отобразить, в нашем случае это: Название, Описание задачи и Срок. Кроме этого я при создании писем для автоматической рассылки из workflow использую стандартные теги HTML для оформления текста письма.

Так, с уведомлением покончили теперь создаём следующее действие путём нажатия кнопки Actions, выбираем действие "Задать поле в текущем элементе". Указываем системе чтобы она в поле "Состояние" записала значение "В процессе выполнения", далее добавляем действие "Сделать паузу до даты" и опять-же подставляем дату которая записана в поле "Напомнить" текущего элемента.

2/3 - работы сделано :) После паузы добавляем действие Отправить почту - это будет напоминание о задаче, потом опять ставим процесс на паузу до даты записанной в поле Срок текущего элемента и после паузы отсылаем письмо с уведомлением о том что закончился срок выполнения задачи.

Для удобства пользователя вставляйте в тексты писем раздел "Действия" в котором пользователь сможет Посмотреть детали задачи, Изменить состояние задачи, Посмотреть все свои задачи. Код для данного раздела ниже:

Вот вроде бы и всё, теперь при добавлении новой задачи в наш список, система автоматически отошлет уведомление о задаче человеку которому она назначена, отошлет напоминание о том, что скоро закончится срок, отошлёт уведомление о том, что срок закончился. Кроме того пользователь прямо из почтового письма может перейти к задаче и изменить её состояния либо % выполнения задачи.

Я у себя такое запустил, работает :) желаю и вам того-же.

з.ы. Как обычно, вопросы, предложения в каменты ) либо ищем меня в Запорожье.

Запомнить:

Корпоративная информационная система и бизнес-процессы

В современных условиях всё большую и большую важность приобретают информационные технологии, призванные ускорить, помочь и облегчить труд человека. В связи с этим много руководителей, принимают решения внедрять всякого рода компьютерные системы у себя на предприятии, а потом задумываются над вопросом: «Как получить максимальный эффект от внедрения компьютерной системы?». К сожалению, зачастую на предприятиях Украины и России можно встретить случаи, когда внедрено по несколько крупных компьютерных систем, которые работают отдельно одна от другой чем, в принципе, даже усложняют работу предприятия в отдельных сегментах его деятельности. Итак, в этой статье мы постараемся понять, что такое информационные системы, как их правильно внедрять и как добиться максимальной эффективности от внедрения.
Что же такое информационная система? Для того чтобы добраться до сути вопроса, начнём с определений информации и системы.

Информация (от лат . informatio - разъяснение, изложение), первоначальная - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т. д.); с сер. 20 в. общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму (см. Генетическая информация); одно из основных понятий кибернетики. [Большой энциклопедический словарь]

Если же всё таки попытаться сформулировать определение информации с точки зрения интересующей нас темы то: информация - это связанный набор данных, удобный для восприятия, несущий в себе определённую смысловую нагрузку представляющую ценность для потребителя информации .

Система (от греч . sysntema - целое, составленное из частей; соединение), множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. Выделяют материальные и абстрактные системы. Первые разделяются на системы неорганической природы (физические, геологические, химические и др.) и живые системы (простейшие биологические системы, организмы, популяции, виды, экосистемы); особый класс материальных живых систем - социальные системы (от простейших социальных объединений до социально-экономической структуры общества). Абстрактные системы - понятия, гипотезы, теории, научные знания о системах, лингвистические (языковые), формализованные, логические системы и др. В современной науке исследование систем разного рода проводится в рамках системного подхода, различных специальных теорий систем, в кибернетике, системотехнике, системном анализе и т. д. [Большой энциклопедический словарь]

Мы уже знаем что такое информация и что такое система , теперь давайте разберёмся что такое информационная система? Очевидно, что информационная система - это связанная совокупность компонентов (модулей) обеспечивающих сбор, передачу, обработку и отображение, в удобном для пользователя виде, информации.

Кроме информационных систем есть компьютерные системы управления всевозможными производственными процессами, системы контроля различных показателей процессов либо продукции назовём их системами автоматизации бизнес-процессов. Бизнес-процесс - устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Итак, система автоматизации бизнес-процесса - это связанная совокупность аппаратно-програмных компонентов (модулей) обеспечивающих автоматическое управление, контроль и обработку технических данных определённых функций или бизнес-процессов в целом. Как видите, в отличие от информационной системы, система автоматизации ещё может иметь и аппаратные модули, это могут быть различные манипуляторы, подъёмники, роботы и т.п. и предназначена в основном для управления и контроля за процессами жизненного цикла продукции.

И информационная и система автоматизации бизнес-процесса относятся к компьютерным системам. Под компьютерной системой мы подразумеваем систему, в которой основными функциональными и управляющими элементами являются компьютеры с проинсталлированными на них программными или аппаратными средствами. Для коммуникации всех частей такой системы обычно используется локальная сеть (intranet) или Internet.

Можно выделить ещё много типов и классов компьютерных систем, цель данной статьи не в этом, наша цель: эффективное применение информационных технологий во всех сферах деятельности организации. Для этого введём понятие корпоративная информационная (компьютерная) система. Под корпоративной информационной системой мы подразумеваем комплекс связанных компонентов (компьютерных систем), охватывающий внутреннюю и внешнюю среду организации призванный обеспечить максимальный баланс эффективности и результативности организации.

Компонентами (модулями) корпоративной информационной системы являются:

• Информационные системы;

• Системы автоматизации бизнес-процессов;

• Системы планирования ресурсов предприятия (ERP);

• Программные продукты;

• Аппаратно-программные комплексы;

• Средства передачи данных;


Вернёмся к нашему основному вопросу «Как получить максимальный эффект от внедрения компьютерной системы?»

В первую очередь, необходимо придерживаться фундаментальных правил разработки – это комплексность и системность, а в случае с компьютерными системами ещё и интегрируемость, ведь очень важно чтобы разного уровня и рода программные средства могли понимать друг друга, например: система планирования ресурсов могла автоматически получать данные о фактически израсходованных ресурсах из систем автоматизации. Для этого, прежде чем вы решитесь на внедрение чего-либо, сначала представьте себе картину в целом, в идеале составьте концепцию корпоративной информационной системы , в которой отразите роль и связи каждого модуля, основные потоки информации. В составлении такого документа должны принимать IT-специалисты, бизнес-аналитики и менеджеры абсолютно всех функциональных направлений деятельности вашего предприятия. После того как все представили свои пожелания и требования, по поводу корпоративной компьютерной системы, постройте её структурную схему. При построении схемы проследите, чтобы ваша система обладала всеми присущими системе свойствами:

• Целенаправленностью – определите поведение системы;

• Делимостью – система должна состоять из ряда элементов и подсистем, выделенных по определённому признаку, отвечающему конкретным целям и задачам;

• Целостностью – функционирование множества элемент

ов системы должно быть подчинено единой цели;

• Структурированностью – определяется наличием установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределением элементов системы по уровням иерархии;

Для примера приведу видение структуры корпоративной информационной системы, которое может лечь в основу концепции любой организации. Основой для построения такой структуры я взял стандарты серии ISO 9000, структура построена с учётом того, что в предприятии активно применяется процессный подход в управлении. Корпоративная информационная система состоит из различных модулей, которые, в принципе, тоже являются системами. Информационные системы увязаны между собой посредством web-сервисов (SOA - архитектура). Общее поведение системы таково: информация поднимается, анализируется с нижнего, оперативного уровня и обобщается по мере приближения к стратегическому уровню, основное правило стратегического уровня - „Топ-менеджер читает одну страницу”. Система состоит из ряда подсистем и модулей построенных на основании модели системы менеджмента качества, базирующейся на процессном подходе описанной в стандартах серии ISO 9000. Функционирование и взаимодействие всех элементов системы обеспечивает максимально оперативное принятие решений на основе фактов, распространение информации по её потребителям, автоматизацию большинства производственных и управляющих функций. Все элементы системы связаны между собой различными информационными потоками.



Итак, как видно из рисунка корпоративная компьютерная система имеет 3 уровня:

1. Стратегический уровень – уровень руководителя предприятия, здесь находится информационный модуль топ-менеджмента представляющий руководителю сводную информацию о внешней и внутренней среде организации (KPI), отсюда руководитель ставит стратегические цели для бизнес-процессов своего предприятия. Руководитель предприятия читает одну страницу, форму и наполнение которой он может подстроить под себя. Данный уровень характеризуется небольшим потоком внутренней информации ибо это только сводные данные о функционировании предприятия и конечно-же потоком информации из внешней среды.

2. Тактический уровень - уровень менеджеров процессов и менеджеров среднего звена. Включает в себя систему планирования ресурсов или так называемую ERP-систему, информационный модуль менеджера и систему сбора информации от потребителей (CRM). Важнейшим элементом этого уровня является система информирования – очень важно чтобы заинтересованные стороны такие как – персонал, акционеры, потребители, партнёры, общество имели информацию о предприятии и процессах, которые в нём происходят и имели доступ к этой системе. Такая система повышает гибкость и скорость работы предприятия, а так же позволяет свести к минимуму процент получения информации из сплетен, снижает риск искажения информации. Очень удачным примером такой системы может быть Web-портал предприятия. В более развернутом виде концепция корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal, EIP) была сформулирована аналитиками Delphi Group в 1999 году: EIP — это Web-ориентированное средство доступа к разнообразным структурированным и неструктурированным данным на предприятии и вне него, а также анализа и обработки полученной информации. Тактическому уровню присущ большой поток информации, поскольку это своего рода «золотая середина» или «мозговой центр» предприятия, сюда стекается и здесь анализируется практически вся информация о внутренней и внешней среде предприятия.

3. Оперативный уровень – уровень жизненного цикла продукции, сюда входят различные системы автоматизации процессов, системы контроля, мониторинга т.е всё что связано с выпуском, сбытом продукции. Уровень насыщен потоком данных, именно здесь данные превращаются в информацию. Различные показатели датчиков, счётчиков, контролёров преобразовываются в графики, таблицы и базы данных, которые в свою очередь служат фундаментом для тактического и стратегического уровня компьютерных систем предприятия.


Информационный модуль топ-менеджера, информационный модуль менеджера, система информирования, система сбора информации от потребителя, система мониторинга бизнес-процессов и модуль мониторинга продукции в совокупности являю собой – информационную систему менеджмента . Основные задачи, которые призвана решать эта система это:

• Определение степени достижения целей предприятия;

• Определение удовлетворённости требований и ожиданий заинтересованных сторон - потребителя, персонала, акционеров, общества в целом;

• Оценка уровня качества продукции(услуг)

• Оперативный мониторинг показателей бизнес-процессов;

• Информирование заинтересованных сторон о продукции и деятельности предприятия;

• Обеспечение оперативного доведения целей, задач, планов до исполнителей;


Немаловажным фактором в построении любой информационной или системы автоматизации является предварительное описание и анализ бизнес процессов. Лично меня, очень удивляет, когда на некоторых наших предприятиях работают отдельно команда бизнес-аналитиков, занимающаяся внедрением системы менеджмента качества и команда программистов, которая работает сама по себе или по заявкам отделов предприятия или что ещё хуже, когда программисты рассосредоточены по каждому отделу в предприятии, и каждый делает какую-то свою систему или программу ни с кем её не согласовывая и не связывая. Поэтому, при построении эффективной КИС стоит особое внимание уделить согласованности действий подразделений IT и бизнес-аналитиков. Для этого необходимо не только чётко определить и прописать взаимодействие этих подразделений, но дать им правильный инструмент, в моём понимании таким инструментом можно считать систему моделирования бизнеса (ARIS, Busines Studio), которая-бы являлась для компании основным центром хранения знаний о процессах, позволяла не только моделировать (описывать) бизнес-процессы и создавать регламентную документацию, но и проводить анализ этих процессов, имела-бы механизмы актуализации бизнес-процессов и возможность связи с остальными информационными системами компании.


Итак, если Вы определились с общей концепцией и этапами внедрения, задачей каждого модуля вашей корпоративной информационной системы, то можете смело начинать разработку и внедрение с уверенностью, что получите от этого проекта максимально возможную выгоду.