понедельник, 20 октября 2008 г.

Система управления знаниями, коротко.

В бизнесе выживает сильнейший, а лидером способен быть только самый быстрый. От того насколько быстро вы способны воспринимать, формализовать, структурировать, хранить и распространять знания среди людей компании зависит ваша скорость реакции на изменения во внешней и внутренней среде, а следовательно, и лидерство на рынке. Если вы хотите завоевать (ужержать) свои лидерские позиции вам необходимо очень трепетно относиться к вопросу управления знаниями. Вы должны быть на 100% уверены в том что, нужные знания, не только достигнут своих потребителей, но и будут прочно закреплены в их головах для дальнейшего применения. Ведь цель системы управления знаниями (СУЗ) не только в том, чтобы донести знание, но и в том, чтобы обеспечить его повторное использование!

СУЗ полезна так-же и в целях обеспечения информационной безопасности. Наверное нет таких компаний которые-бы не страдали от того, что уходящие из компании люди уносят в месте с собой ценную информацию. СУЗ помогает противостоять этому явлению путём обеспечения условий максимальной концентрации критичных для бизнеса знаний на корпоративных ресурсах компании. Используйте все методы: форумы, документы, новостные ленты, сайты отделов, внутренние тематические сайты, вики-библиотеки, разграничение доступа людей к определенной информации и пр.

Как правило, СУЗ состоит из двух основных подсистем – это система хранения и распространения информации (портал) и система дистанционного образования. Цель информационного портала – в максимально кратчайшие сроки обеспечивать нужной информацией людей, а также свободный обмен знаниями внутри компании и структурированное хранение корпоративного опыта. Цель системы дистанционного образования: при минимальных затратах, быстро, по единым стандартам обучать большое количество людей, университет дистанционного образования, основанный на web-технологиях, отлично справляется с поставленной целью.

Расходы на внедрение и сопровождение зависят от имеющихся в вашем распоряжении ресурсов. Если вы располагаете мощным IT-департаментом, с сильнейшей командой программистов и бизнес-консультантов, ваши расходы минимальны вы можете использовать бесплатные системы, самостоятельно «заточить» их под свои нужды. При таком раскладе ваши основные статьи затрат – это оплата работы людей, командировки, семинары и выставки. Если-же вы не обладаете мощным IT-потенциалом, то вполне логичным решением будет отдать функцию внедрения и поддержки СУЗ на аутсорсинг.

Что вы получите после внедрения СУЗ ? Во-первых, вы просто перестанете тратить время на поиск информации – нужная информация всегда под рукой, а если нет, то корпоративный портал позволит её найти в считанные секунды при помощи контекстного поиска (по типу Google). Во-вторых, у вас значительно сократится время подготовки нового специалиста. Всем «азам корпоративной науки» он теперь обучается самостоятельно, не отвлекая руководителя. Намного увеличится качество подготовки новых людей. В третьих, вы избавитесь от проблем типа «не знаю», «не видел» - вы точно будете знать, что нужная информация попадает к нужным людям в нужное время.

Чтобы избежать проблем при внедрении изначально продумайте и техническую и мотивационную сторону проекта. Проведите широкомасштабную внутреннюю PR компанию ресурсов СУЗ – используйте презентации, обучающие видеоролики, семинары. Специалисты, занимающиеся СУЗ, постоянно должны посещать выставки и семинары в области управления знаниями, изучают опыт других компаний, держать руку на пульсе всех новинок.

На что стоит обратить внимание при внедрении, чтобы избежать проблем:
· Чётко определите для себя цель и масштабы внедрения СУЗ;
· Изучите все успешные и неуспешные проекты внедрения;
· Разбейте проект на этапы так, чтобы каждый этап давал ощутимый результат для бизнеса;
· Если речь идёт о дистанционном образовании – продумайте систему мотивации, привяжите её к системе оплаты труда;
· Используйте все источники (рассылки, семинары, презентации, собрания) для того чтобы донести информацию о проекте и его важности до людей;
· Постоянно и активно собирайте обратную связь о результатах проекта.

Вот вобщем-то и все, чем хотелось поделиться по системе управления знаниями. С Уважением, Дмитрий Горлин.

среда, 1 октября 2008 г.

Мои секреты успеха в работе

Попробую собрать воедино все те факторы которые помогли мне достичь некоторых успехов в работе.
Давайте будем понимать о чём мы говорим:
Человек, мужчина, женат, 26 лет, руководитель отдела из 10 человек в большой успешной компании, доход 3-5 тыс. $ в месяц.

Пока удалось насобирать секреты только в двух категориях:

  1. Личность
  2. Работа

Вы заканчивая высшее заведение задумывались о том, куда и кем идти работать ? Да ? Это очень плохо, так вы никогда не станете богатым и успешным человеком. Почему ? Потому что такой вопрос необходимо себе задать намного раньше !!! У меня это был 9-й класс. Сейчас я очень рад что уже тогда определился, это помогло мне изначально правильно выбрать свой путь. Мне было легко учиться в универе. Я учился и работал параллельно, потому что я учился на той специальности, которая мне нужна, которую я выбрал сам, а не на той, на которую меня отправили папа с мамой =>

1. Личность. Пойми, кем ты хочешь стать в будущем и как ты будешь зарабатывать деньги, как можно раньше !

Считаю, что этот фактор должен быть первым, потому что на своём пути повстречал очень много людей, которые так и не определились в жизни - будем честными друг с другом - они живут жизнью овощей, они отстали еще в самом начале пути !

2. Личность. Старайся заниматься только тем, что тебе нравится !

Тут все просто, то, что мне нравится я делаю с двойной отдачей, мне не нужна дополнительная мотивация.

3. Работа. Делай только те вещи, за которые кто-то готов заплатить деньги !

Если за работу никто не готов платить, знаит она ненужна ! От ненужных вещей рано или поздно избавляются. Старайся настроить себя, что ты продавец в жизни это очень поможет! Ты продаёшь себя и результаты своей работы, но не саму работу ! Главное внимание главным вещам !

4. Работа. Ориентируйся только на результат !

Все меньше и меньше остаётся компаний в которых платят деньги за то, что ты отсидишь 8 рабочих часов (хотя лично меня ОЧЕНЬ удивляет что такие вобще могут существовать, восновном это гос сектор), в большинстве успешных компаний деньги платят за результат.

5. Работа. Не бойся ошибаться, эксперементировать !

Мало, очень мало доступной и полезной литературы на русском языке, в основном "общие основы" ничего конкретного. Люди очень нехотя делятся своими секретами. Поэтому не бойся эксперементиовать, пробовать. Не бойся ошибаться. Замени слова "Нет", "Никогда" на "Давай поробуем".

6. Личность. PR - везде где только можно !

О твоих успехах, победах и достижениях должно знать как можно больше людей. Создавай себе положительный имидж, имидж успешного человека. Мы именно те, кем хотим казаться.

7. Работа. Используй горизонтальные связи.

Времена комунизма, милитаризма и иерархических армейских структур прошли. Если человек, к которому ты обращаешься с просьбой, предложением или проблемой не решает её - обратись к его руководителю, к руководителю его руководителя. Не бойся выражать своё мнение, не бойся переступить через своего начальника, возможно в скором времени ты займешь его место ;)

О "модных" течениях в бизнесе ...

Я программист, хотя сейчас уже в бльшей степени менеджер. Так случилось, что при очередной смене работы появилась возможность обучиться и работать над проектом внедрения ISO 9001 на государственном предприятии. Досихпор удивляюсь насколько наш народ умеет выворачивать наизнанку все то что придумывают на западе :) Для полноты восприятия приведу пример. Продаётся немецкий б\у автомобиль, открываем капот, в одном из бачков (а именно бачок охлаждающей жидкости) отсутствует пробка, как вы думаете выкрутились наши люди ? Бачок заткнут тряпкой :) Я думаю немецкие конструктора увидев эту картину еще долго строили-бы гипотезы и выводили законы по которым машина досихпор ездит ))) Вот приблизительно то-же самое у нас с ISO и прочими "модными" веяниями в менеджменте. Зачем внедряют ISO на западе ? Чтобы повысить управляемость, прозрачность предприятия, а у нас ? Чтобы поставить на продукцию значёк :) На западе клиент проекта по внедрению - генеральный директор, в России - маркетинг. Так и со всем остальным (BSC, процессный подход, шесть сигма и пр.).


Я считаю, что если предприятию нужна управляемость ему необязательно внедрять технологии с извесным брендом (напр ISO 9001), достаточно просто задуматься о 4-х вещах:
  • клиенты
  • издержки
  • знания
  • бизнес-процессы

В первую очередь поймите насколько хорошо вы работаете с клиентами (об удовлетворенности клиентов в постсоветском пространстве мне кажется вобще говорить рано). Проанализируйте все процессы которые взаимодействуют с клиентами, оптимально-ли они выстроены ? А как у конкурентов ? Да просто поговорите с своими клиентами, узнайте что-бы они хотели улучшить в отношениях с вашей компанией, что изменить.


Любой бизнес существует с одной целью - зарабатывать деньги. 1 доллар сэкономленный на издержках = 1 доллару чистой прибыли. 1 доллар чистой прибыли = как минимум 10 долларам полученных с доходов от основной деятельности. Проанализируйте свои издержки, оцифруйте их в понятных всем и постоянно доступных отчётах:


Задумайтесь, почему Филиал М при доходе 5 млн. даёт чистой прибыли 300 тыс., а Филиал N, при доходе почти 13 млн, всего 56 тыс. ? Обязательно найдите эти причины, дойдите до самого низа, до конкретной накладной. Если найдете "хорошую практику", обязательно распространите её на все филиалы.

Люди зарабатывают деньги для себя и организации в которой они работают. Люди являются ностителями ваших самых ценых нематериальных активов - знаний. Старайтесь сделать так, чтобы эти активы хранились не только у них в головах. Создайте корпоративнй портал, публикуйте на нем приказы, служебные записки, инструкции, методики, откройте на нем форумы по сбору предложений и обсуждению приказов, создайте корпоративную культуру сохранения знаний.


Ну и любой бизнес будет ужасным, если в нем ужасные бизнес-процессы. Нет ! Я не призываю вас внедрять различные технологии и дорогостоящие программные продукты типа ARIS для того чтобы тотально описать и формализовать все бизнес-процессы. Проработав в этой сфере определенное время я понял, что это абсолютно утопическая идея. Наиболее успешную реализацию процессного подхода я вижу только одну - реализация потоков задач (workflow) на какой-либо платформе. Пока люди не почуствуют этот "бизнес-процесс" на себе, не увидят под своей фамилией конкретных задач, за которые они должны отчитаться за определенный срок, никакой процессный подход, никакие документы не помогут. Не пишите больших документов с опианиями, пусть описания будут электронными, не более чем 5 строчек на одну задачу в процессе. Используйте видеоинструкции, скриншоты при описании задач в процессах. И еще , сичтаю что это немаловажный момент, при построении логики процесса старайтесь сделать так, чтобы у исполнителя небыло даже вариантов выполнить задачу в процессе не так, как это требуется, на начальном этапе становления процессного подхода у вас в орагнизации, это очень поможет, далее можно будет закладывать некую долю "творчества" в задачи, но это потом , года через 3.

Обращая внимание на 4 описанных аспекта берите из западных практик только то что хорошо ложится на вашу корпоративную культуру, не бойтесь изменять признанные "лучшей практикой" методики, относитесь к ним неболее чем как к "реккомендациям", эксперементируйте, ошибайтесь, исправляйтесь, старайтесь везде показать "быстрый результат" и у вас все получится. Главное - делайте все просто, понятно и доступно ! Руководителям и специалистам создающим что-либо реккомендую прочитать книку "Сила простоты" Джека Траута, прочитаете, вдохновитесь и только потом начинайте что-то внедрять :)

LinkWithin

Related Posts with Thumbnails